【行銷手札】不想懂但要懂的「公文應對」準則

如果你的服務對象不是政府機關、公司行號、協會，本篇其實可以略過。

「公文」是現代中文裡，少數形式比較嚴謹，且閱讀及書寫上比較接近文言文的文章結構。很多人可能一輩子都不需要面對它，但需要接觸到公文流程的人，還是要能懂得意思和寫作得體。



------------------------------------------------------------------------------ 公文結構


不管再複雜的公文內容，製作時不外乎區分為「主旨」、「說明」、「辦法」三部分，搞懂他們其實公文就不難了：

「主旨」，這份公文到底要做什麼

跟我們寫文章時要下標題一樣，只是主旨可以發揮的長度稍微多一點。

1. 為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。
2.「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。

 

「說明」，必須執行本公文的原因

 雖然有了目的，但是還是要說明一下為什麼我們需要執行這份公文。

1. 當案情必須就事實、來源或理由等，需要做詳細的敘述時，且無法於「主旨」內容納下，就可以用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。
2. 如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。

「辦法」，我們要如何達到這目標

單單只知道目的還不夠，有時候還是需要「細節」去做解釋或規範。

1. 向受文者提出具體的要求無法在「主旨」內簡述時，可用本段列舉。本段段名，會因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。
2. 如果分項內容過於繁雜，或含有表格型態時，應編列為附件。



------------------------------------------------------------------------------ 公文用語


知道基本架構後，我們就要開始文謅謅的古文觀止。依據中華民國 93 年 12 月 1 日行政院函修正文書處理部分所記載，現行公文的用語共可分為十一類。以下就是我們要填進「主旨」、「說明」、「辦法」的片語，我們接著一一來了解：

「起首語」，決定公文的屬性

只要看公文起首的幾個字，資深的收文者很快就能閱讀這篇公文的目的性。

1. 一般發語詞：查、關於、按、茲查、謹查
2. 公佈法令：茲制（訂）定、茲修正、茲廢止
3. 任用人員：特任、特派、任命、派、茲派、茲聘

「稱謂」，用錯尷尬一輩子

公文內的稱謂是最基本禮貌之一，也是不能錯誤的部分。

1. 有從屬關係：下對上稱「鈞」，上對下稱「貴」，自稱「本」
2. 無從屬關係：下對上稱「大」，上對下稱「貴」，自稱「本」
3. 對機關首長：「鈞長」
4. 機關對屬員：「台端」或以職稱替代
5. 機關對團體：全銜、簡銜、該 (公司)
6. 機關對人民：先生、女士、君
7. 行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴機關」、「貴單位」。

「引述語」，公文內容執行的依據性

在嚴謹的執行項目內，一定都會有命令的源頭。公文內也必須說明清楚，讓執行單位在上下溝通都能有共通的依據。

1. 引述公文：據 (上對下)、奉 (下對上)、准 (平行)
2. 引述完畢：已悉 (上對下)、奉悉 (上對下)、敬悉 (平行)
3. 復文：復 (上對下)、敬復 (下對上)、復 (平行)
4. 說明辦理依據：遵照 (上對下)、依照 & 根據 (下對上)、依照、根據 (平行)
5. 續函：諒達 & 計達 (上對下)、諒蒙 & 鈞察 (下對上)、諒達 & 計達 (平行)

「經辦語」，執行的中繼站

顧名思義就是目前的進度有經過哪些單位，在接續的執行單位能夠清楚。

1. 遵經、遵即 (上對下)
2. 業經、經已、均經、迭經、旋經 (下對上、平行)

「除外語」，除了......

當然就是屏除了什麼之外的一種設定，但如果有副本請盡量避免，減少不必要的失誤。

除⋯⋯ 外、除⋯⋯、暨⋯⋯外

「准駁語」，同意或是打槍就看這一行

公文內容的執行與否，都有一套文言文的說法。

1. 對申請案：
准許：應予照准、准予照辦、准予備查
駁回：未便照准、所請不准、不合規定、某項不合規定，其餘均合規定

2. 對屬員：
准許：如擬、可、照准
駁回：不宜、再議

3. 對平行單位：
准許：敬表同意、同意照辦
駁回：歉然同意、礙然同意

「請示語」，徵詢對方意見

在行文時，有時候是需要協請受文單位幫忙或詢問時，請示語就會派上用場，幾個常用的用法如下：

是否可行、是否有當、可否之處、可否、當否

「期望語」，也是禮貌用語不能錯

重要性等同「稱謂」，雖然算是一個禮貌性的收尾，但也是上行、平行、下行的公文區分。

1. 上行公文：請鑒核、請核示、請鑒察、請核備、請鑒察核備
2. 平行公文：請查照、請察照、請查照辦理、請查照見復、請查照辦理見復、請查照轉告、請查照備案、請查明見復
3. 下行公文：請查照、請查照轉告、請照辦、請辦理見復、請轉行照辦、請確實辦理

「抄送語」，副本文件的傳遞

由於公文有時候需要致送副本或抄件給其他單位，所以會有抄送一詞。

1. 上行公文：抄陳
2. 平行公文：抄送
3. 下行公文：抄發

「附送語」，也是一種文件的傳遞

類似抄送語，公文有時候也需要致送文件及資料給其他單位。

1. 上行公文：附陳、檢陳
2. 平行或下行公文：附、附送、檢附、檢送

「結束語」，終於可以幫公文畫上句點了

公文總算寫完了，大概就是這樣囉！

1. 對總統：謹呈
2. 對上：謹陳、敬陳、右陳
3. 用於便箋及通知：此致、此上、此請


對於行銷人而言，本篇出發點大概是讓大家能先讀懂公文，發函的技巧確實需要一點時間磨練，希望以上對大家會有一些幫助！



『因為這世界很亂，所以我們需要公文來讓它亂中有序』



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